Informativa sul trattamento dei dati personali

Chi tratta i suoi dati

Titolare del trattamento è il notaio Iacopo Chianese, con studio in Pioltello, Piazza della Repubblica 3, e ufficio secondario in Milano, Corso di Porta Nuova 34. Può scrivere a segreteria@notaiochianese.it o telefonare ai numeri indicati nel sito.

Per alcuni servizi lo studio si avvale di soggetti di fiducia nominati responsabili del trattamento, che svolgono per suo conto compiti di natura tecnica od organizzativa. L’elenco è aggiornato e può chiederlo gratuitamente al personale di studio.

La funzione notarile

Il notaio è un pubblico ufficiale con un ruolo di garanzia e di imparzialità: dà pubblica fede agli atti fra privati e alle informazioni in essi contenute, in modo che chiunque vi possa fare affidamento. Assicura il controllo di legalità degli atti e un’assistenza giuridica qualificata, perché l’atto realizzi, per quanto consentito, il risultato voluto dalle parti.

Per svolgere questa funzione il notaio deve utilizzare dati che riguardano lei e le altre parti interessate: informazioni personali e patrimoniali, trattate sia in forma elettronica sia manuale.

Come i dati vengono raccolti

Le informazioni possono essere fornite direttamente da lei o da un altro interessato, oppure raccolte presso terzi — per lo più archivi tenuti da soggetti pubblici, più raramente privati.

A seconda dell’incarico il notaio consulta, o fa consultare, il Catasto, i Registri Immobiliari, il Registro delle Imprese, lo Stato Civile, l’Anagrafe e altri pubblici registri, ricavandone quello che serve. In qualche caso i registri possono trovarsi all’estero, per esempio quando all’atto interviene una società straniera.

I dati sono raccolti nella misura strettamente necessaria alla funzione notarile, all’incarico ricevuto e agli adempimenti contabili, fiscali e assicurativi che ne conseguono. Senza quelle informazioni il notaio non può svolgere l’incarico.

A chi vengono comunicati

Il notaio è tenuto a comunicare determinati dati a soggetti pubblici, nei soli casi previsti dalla legge e con le modalità che la legge stabilisce. Le trasmissioni avvengono in forma prevalentemente telematica, attraverso la rete riservata dei notai italiani e con firma digitale governata da una propria autorità di certificazione.

all’Agenzia delle Entrate, per la registrazione fiscale dell’atto;

all’Ufficio del Territorio, per la trascrizione e la voltura;

all’Ufficio dello stato civile, per le formalità di competenza — per esempio l’annotazione a margine dell’atto di matrimonio di una convenzione di separazione dei beni;

al Registro delle Imprese, per costituzioni di società, modifiche di statuti e patti, cessioni di quote e operazioni analoghe.

Gli archivi dei pubblici uffici sono accessibili con le modalità regolate dalla legge: si tratta prevalentemente di registri consultabili da chiunque.

Le categorie particolari di dati

Per l’esecuzione dell’incarico lei potrebbe conferire dati che gli articoli 9 e 10 del Regolamento UE 2016/679 qualificano come categorie particolari: dati che rivelano l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale, dati genetici o biometrici, dati relativi alla salute, alla vita sessuale o all’orientamento sessuale, oppure dati relativi a condanne penali e reati richiesti per legge.

Questi dati sono trattati solo previo suo libero ed esplicito consenso scritto, oppure ai sensi dell’articolo 9, paragrafo 2, lettere f) e g) del Regolamento. Senza di essi il notaio non può svolgere l’incarico affidatogli.

L’intelligenza artificiale nell’attività dello studio

Questa sezione è resa ai sensi dell’articolo 13 della legge 23 settembre 2025 n. 132, in materia di professioni intellettuali.

Impiego strumentale. Nell’esecuzione dell’incarico lo studio può avvalersi, ove lo ritenga utile, di sistemi di intelligenza artificiale unicamente come strumento di ausilio e di supporto all’attività professionale, per finalità strumentali, di controllo e organizzative: gestione delle attività di segreteria, ricerca normativa e giurisprudenziale, analisi preliminare di documenti, predisposizione di bozze o di sintesi. È un impiego eventuale, circoscritto a ciò che agevola la conduzione e la qualità interna dello studio.

Il carattere personale della funzione resta intatto. Restano in ogni caso estranee a questi sistemi l’indagine della volontà delle parti, la consulenza, la direzione e il ricevimento dell’atto, e ogni altra attività specifica della funzione notarile: sono svolte personalmente dal notaio, con prevalenza del lavoro intellettuale che costituisce oggetto della prestazione, in coerenza con gli articoli 47 della Legge Notarile e 67 del R.D. 23 ottobre 1875 n. 1326 e con i Principi di Deontologia Professionale dei Notai. L’intelligenza artificiale non sostituisce in alcun modo il lavoro intellettuale, la competenza e la valutazione personale del notaio.

Verifica e responsabilità. Ogni risultato prodotto da questi sistemi è sottoposto al preventivo controllo e all’attenta verifica del notaio — sull’esattezza dei dati e delle fonti come sul contenuto — prima di qualunque utilizzo. Nessun esito proveniente direttamente da un sistema di intelligenza artificiale viene reso a lei o a terzi senza quel controllo. La responsabilità della prestazione e degli atti resta integralmente e personalmente in capo al notaio.

Come è realizzato, in concreto. Lo strumento che lo studio utilizza a questo scopo è interno e non è accessibile dall’esterno. L’elaborazione avviene su Amazon Bedrock nella regione di Milano, con profili di inferenza europei: i documenti non escono dall’Unione europea. Il fornitore non conserva né i documenti né gli esiti dell’elaborazione, e non li utilizza per addestrare modelli. Lo strumento non conserva a sua volta il contenuto dei documenti né i referti che produce: li tiene in memoria per il tempo dell’elaborazione e poi li scarta.

Del solo utilizzo resta un registro interno di controllo che contiene esclusivamente metadati — chi ha usato lo strumento, quando, per quale pratica, con quale modello — e mai il contenuto dei documenti, mai i nomi dei file, che conterrebbero i cognomi delle parti. Lo strumento non ha alcun canale verso l’esterno: non invia nulla a clienti né a terzi.

Riservatezza. L’impiego di questi strumenti avviene nel pieno rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali e degli obblighi di segreto e di riservatezza propri della funzione notarile.

Il sito che sta leggendo non impiega sistemi di intelligenza artificiale. I moduli raccolgono quello che lei scrive e lo trasmettono allo studio; nessuna risposta le viene generata automaticamente.

I moduli del sito

Il sito ha tre moduli: la richiesta di preventivo, il modulo dei contatti e la richiesta di copia di un atto. Raccolgono quello che lei scrive — nome, recapiti, il tipo di atto e le informazioni che servono a rispondere — e, dove previsto, un documento che lei scelga di allegare.

Quando invia un modulo accadono due cose. Il messaggio, con l’eventuale allegato, viene spedito per posta elettronica allo studio. E resta traccia della richiesta in un archivio tecnico che serve a non perderla e a ricordare di rispondere: contiene la data, il tipo di atto, i suoi recapiti, la sede preferita e l’indicazione che un allegato c’era — non il documento, che in quell’archivio non entra.

Il documento che allega non viene depositato in nessun altro luogo: viaggia dentro il messaggio di posta e resta nella casella dello studio insieme al messaggio.

La base giuridica è l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su sua richiesta, e per la corrispondenza il legittimo interesse dello studio a rispondere a chi lo contatta.

Se nei documenti che ci trasmette compaiono dati di altre persone — il venditore in un atto di provenienza, un donante, una persona defunta — lo studio li tratta per la stessa finalità e nei limiti dell’incarico, e non li utilizza per altro.

Cookie, misurazione e pubblicità

Il sito non usa cookie di profilazione. Il dettaglio completo di ciò che viene o non viene installato sta nella cookie policy, dove può anche cambiare la sua scelta in qualsiasi momento.

Se arriva sul sito da un annuncio pubblicitario, l’indirizzo contiene un identificativo del clic. Quell’identificativo viene conservato solo se lei accetta i cookie di misurazione, e serve a comunicare al circuito pubblicitario che il contatto ha avuto seguito. Non serve a mostrarle annunci, e non viene incrociato con altro.

Per quanto tempo

I dati raccolti per l’incarico notarile sono conservati per il periodo stabilito dalle normative di settore: la legge notarile per gli atti originali, il codice civile per gli adempimenti pubblicitari, la normativa fiscale per fatturazione e contabilità, la normativa antiriciclaggio per l’adeguata verifica.

La traccia tecnica delle richieste inviate dal sito è cancellata automaticamente dopo ventiquattro mesi, e prima se la richiesta non ha avuto seguito.

La copia di quanto il sito ha spedito è conservata per ventiquattro mesi, poi cancellata automaticamente.

Le richieste che arrivano allo studio e la corrispondenza che ne segue non hanno un termine di cancellazione automatico. Lo diciamo per esteso perché è una scelta e non una dimenticanza: una richiesta di preventivo non è una pratica che si apre e si chiude, è spesso l’inizio di un rapporto che prosegue per settimane e talvolta per anni, e viene condotta dal notaio dal proprio indirizzo come ogni altra corrispondenza professionale. Se desidera che la sua venga cancellata può chiederlo, e lo faremo salvo che una norma imponga di conservarla.

Dove stanno i dati

Il sito e i servizi che lo servono stanno nella regione di Milano. La posta dello studio è su Microsoft 365. L’elaborazione con sistemi di intelligenza artificiale, quando avviene, resta nella stessa regione di Milano con profili europei.

Il notaio si riserva la possibilità di trasferire i dati a un paese terzo ove risiedano materialmente i server di soggetti che svolgono per suo conto compiti tecnici od organizzativi, nel rispetto delle garanzie previste dal Regolamento.

Decisioni automatizzate

Il notaio non adotta alcun processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, ai sensi dell’articolo 22, paragrafi 2 e 4 del Regolamento UE 2016/679. Questo resta vero anche quando lo studio si avvale degli strumenti descritti sopra: quegli strumenti non decidono nulla e non producono effetti nei suoi confronti. Elencano rilievi, e il giudizio — con la responsabilità che comporta — resta del notaio.

I suoi diritti

Ha diritto di accedere in ogni momento ai dati personali che la riguardano, di chiederne la rettifica o la cancellazione, di chiedere la limitazione del trattamento, di opporsi per motivi legittimi a un trattamento specifico, alla portabilità dei dati e alla revoca del consenso in qualsiasi momento — senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento fondato sul consenso prestato prima della revoca.

Può esercitarli scrivendo allo studio. Ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

La cancellazione, e perché un atto non si cancella

L’atto notarile, come ogni altro documento pubblico destinato a pubblici archivi, deve essere conservato inalterato nel tempo nel suo tenore originario. I dati conferiti per l’incarico professionale non possono quindi essere cancellati quando siano stati riportati in registri o atti tenuti secondo la Legge Notarile, perché acquisiti per l’adempimento di un obbligo legale, nell’esercizio di pubblici poteri, a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per l’accertamento e la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

Per la stessa ragione una modifica successiva dei dati non comporta modifica dell’atto, ma viene documentata con le modalità sue proprie. Il trasferimento di residenza si comunica all’Anagrafe e non tocca l’atto notarile. Estinto un mutuo ipotecario non si distrugge il relativo atto né vi si annota nulla: dell’estinzione della garanzia si dà pubblicità ai Registri Immobiliari secondo le procedure di legge.

Se invece un atto va corretto per l’obiettiva erroneità di qualche suo elemento, la rettifica si esegue con un ulteriore atto notarile.